Overzicht van verwerkingsactiviteiten
van de Bedlington Terrier Club ` (Versie 25-05-2018)
Het ledenbestand
Het ledenbestand wordt beheerd door het secretariaat.
Het bevat van alle leden de adresgegevens, de contributiebetaling, of zij lid zijn of gezinslid, het jaar waarop het
lidmaatschap is ingegaan en, indien bekend, het telefoonnummer.
Ook is opgenomen de wijze van toezenden van het clubblad, per E-mail c.q. per post.
Niet opgenomen zijn de geboortedatum en de bankgegevens van de leden.
Bij beëindiging van het lidmaatschap, en vanzelfsprekend ook bij overlijden, worden per direct al haar/zijn gegevens uit
het bestand verwijderd c.q. aangepast.
Elk jaar wordt het ledenbestand twee keer opgeslagen en apart bewaard, n.l. op 1 januari en op 31 december.
Dit om later te kunnen terugkijken of iemand in een bepaald jaar lid is geweest en dus ook hoelang
iemand lid is geweest. (Is van belang bij jubilea en bij overlijden)
Als iemand 25 jaar lid is van de vereniging wordt deze ‘in het zonnetje gezet’, meestal vindt deze huldiging plaats
tijdens een clubbijeenkomst. Dat kan onze jaarlijkse clubmatch zijn of de familiedag, jaarvergadering enz.
Tevens wordt er melding van gemaakt in ons clubblad.
Ook het overlijden van een clublid wordt in ons clubblad vermeld.
Foto’s
Bij clubmatches, familiedagen, jubilea enz. worden vaak foto’s gemaakt en in het clubblad geplaatst.
Als iemand te kennen geeft om niet herkenbaar in het clubblad te worden afgebeeld, gebeurt dat ook niet.
Beveiliging
Dit ledenbestand is opgeslagen in een database die alleen op de computer van de secretaris is geïnstalleerd.
Dus niet op andere computers, notebooks, laptops of tablets.
Deze desktop draait onder Windows 10 en is beveiligd door een ‘up to date’ versie van Norton Security.
Van zowel Windows als Norton worden regelmatig en automatisch updates geïnstalleerd.
Gebruik
Uit deze database wordt:
* een ledenlijst uitgeprint die alleen aan de bestuursleden wordt uitgereikt en
* tevens wordt jaarlijks aan de Raad van Beheer een ledenlijst (met alleen adresgegevens) toegestuurd die aan
de hand daarvan de ledenafdracht vaststelt. )1
* voor het verzenden van het clubblad worden de adressen geüpload naar de drukkerij, die ook voor de verzending
zorg draagt.
* verzoeken om de contributie te voldoen (nota’s) die op naam aan de betreffende leden worden toegezonden.
Betalingsgegevens worden niet aan derden (buiten het bestuur) bekend gemaakt.
* lidmaatschapskaarten uitgeprint (van belang voor fokkers voor het aanmelden van een nestje bij de Raad van Beheer)
)1 Navraag bij de Raad van Beheer heeft opgeleverd dat ook die geen gegevens doorgeeft aan derden.
U wordt dus niet persoonlijk lastiggevallen door diervoederverkopers, dierenartsen of de hondenbelasting
als gevolg van gegevens uit ons bestand.
E-mailadressen
Voor zover we van onze leden een E-mailadres hebben zijn die opgeslagen in het persoonlijk adresboek
van de secretaris.
Er zijn groepen aangemaakt o.a. voor
* Leden
* Bestuursleden
* Fokkers
* Keurmeesters
* Relaties, (Raad van Beheer, NTU en zuster Terriër verenigingen)
Het verzenden van groepsmail gebeurt met de optie BCC.
Hiermee wordt voorkomen dat alle mailadressen van de ontvangers worden meegestuurd.
Toestemming
Bij vermelding in het clubblad van jubilea, overlijden, prijswinnaars, enz. gebeurt dit in overleg en met toestemming
van de betrokkenen, evenals vermeldingen van fokkers/kennelhouders op onze website.
Wij zien deze vermeldingen als reclame voor de betrokkenen en vaak hebben zij ook zelf een advertentie
in ons clubblad laten plaatsen.
De secretaris,
Piet van Vuuren